Sneller inspelen op veranderingen van buitenaf
De vele regen van de afgelopen maanden zit niet alleen de aardappeltelers dwars; de weersinvloeden werken door in de hele keten. Ook aardappelverwerker Aviko voelt bedrijfsbreed de effecten en moet hierop kunnen anticiperen. Moderne IT speelt derhalve een belangrijke rol in alle bedrijfsprocessen van Aviko. Onder meer door het end -of life raken van het huidige ERP-systeem, werd Aviko gedwongen om opnieuw na te denken over de bedrijfsprocessen.
Aviko (onderdeel van Royal Cosun) verwerkt als een van de vijf grootste producenten van aardappelproducten in Europa ruim 2 miljoen ton aardappelen per jaar op 12 productielocaties in Nederland, België, Duitsland, Polen en China. Met een portfolio van ruim 100 aardappelproducten, is Aviko actief in meer dan 110 landen. Van teler tot tafel, is een slogan van Aviko. Echter, voordat een aardappel als frietje op een bord ligt, heeft het al een hele weg afgelegd.
Tussen teelt, transport, productie, distributie en consumptie ligt een complexe keten van activiteiten waarin allerlei verstoringen kunnen plaatsvinden. Om te weten welke impact een verstoring heeft en te kunnen anticiperen, is het noodzakelijk om de processen inzichtelijk te hebben en te weten hoe ze elkaar beinvloeden.
Bedrijfsprocessen in kaart
Voor de ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen –– inkoop, logistiek, productie, verkoop en finance –– gebruikt Aviko net als veel andere bedrijven een ERP-systeem. “Onze huidige ERP-applicatie is end-of-life en we staan aan de vooravond om over te gaan op SAP S/4Hana. Om dat te kunnen doen, hadden we eerst een volledig en up-to-date overzicht nodig van onze bedrijfsprocessen”, vertelt Chantal Polman, business process manager bij Aviko.
Je kan niet digitaliseren voordat je gestandaardiseerd hebt, en om te kunnen standaardiseren heb je proceskennis nodig.
“We merkten echter dat die proceskennis was weggezakt, niet goed gedocumenteerd was en op de verkeerde plekken in de organisatie lag. Zo had IT deze rol van de business overgenomen en werden we meer en meer afhankelijk van kennis in de hoofden van bepaalde mensen.”
Polman legt uit dat als processen niet goed bekend zijn en ook niet zijn vastgelegd, dat dit gemerkt of ongemerkt kan doorwerken op andere schakels in de keten. Zo kan het voorkomen dat processen niet goed doorlopen worden. “Bijvoorbeeld een productieorder die te lang open blijft staan in het systeem”, illustreert Polman. “Maar belangrijker is misschien wel dat we onvoldoende inzicht hadden waar efficiency te behalen viel.”
Het implementeren van een nieuw ERP vereiste dus dat Aviko de primaire processen helder in beeld zou brengen. Het doel was om een solide basis te hebben van geoptimaliseerde processen, en het systeemlandschap te moderniseren en af te stemmen op de (toekomstige) wensen en eisen van de business. Het idee was dat een Business Process Management (BPM) tool de producent hierbij zou kunnen helpen en kunnen ondersteunen het ownership bij de juiste mensen in de organisatie terug te krijgen.
Doordat we onze processen goed in kaart hebben, zijn we in staat om sneller in te spelen op veranderingen van buitenaf.
Keuze valideren
Aviko had reeds een eerste verkenning gedaan om SAP Signavio in te zetten als BPM-tool, maar wilde deze keuze valideren. “We hadden geen eigen capaciteit hiervoor. Daarom hebben we de hulp ingeroepen van Chainresult. Chainresult heeft veel ervaring met dit type projecten in de agrifood sector”, licht Polman toe.
Chainresult kreeg de lead in het selectietraject en onderzocht samen met Aviko aan welke vereisten de tool moest voldoen. Vanuit literatuur en referentieonderzoek kwam er een longlist en een shortlist, werden er demo’s en een request for proposal (RFP) uitgevraagd. SAP Signavio bleek een goede keuze. Polman: “Signavio is prima in staat om onze behoefte in te vullen en paste het beste in ons bestaande applicatielandschap. Dankzij de tooling hebben we weer een single source of truth van onze bedrijfsprocessen en de afhankelijkheden met andere processen en afdelingen. Denk aan een wijziging in het vastleggen van een contract in het order-to-cash-proces. Het is snel duidelijk wat de impact van een probleem of een wijziging in het proces is.”
Het was fijn dat Chainresult de taal van de verschillende mensen op de verschillende afdelingen bij Aviko sprak
Vervolgens stelde Chainresult een plan van aanpak op voor de implementatie en uitrol van de BPM-tool. Het uitgangspunt daarbij was: klein beginnen en breed opschalen bij succes. Gezamenlijk brachten Chainresult en Aviko de bestaande processen en de ondersteunende systemen gedetailleerd in beeld. “We kregen hierdoor goed inzichtelijk wat al deze beoogde veranderingen betekenen voor de BPM-organisatie en hoe we de volwassenheid omhoog kunnen krijgen.”
Standaardiseren
Polman heeft de samenwerking met Chainresult als prettig ervaren. “Chainresult heeft een informele, no-nonsense cultuur, de lijnen zijn kort en de consultants spreken de taal van de verschillende mensen op de verschillende afdelingen bij Aviko.”
Tot slot geeft Polman mee dat elke verandering begint bij het analyseren van het proces. De processen moeten kloppen, inzichtelijk zijn wat het effect is van beslissing x bij afdeling y, en derhalve goed gedocumenteerd zijn. “Digitalisering is overal. Je kan echter niet digitaliseren voordat je gestandaardiseerd hebt; om te kunnen standaardiseren heb je proceskennis nodig. Want als de techniek je even in de steek laat, moet je tenslotte toch ook weten hoe je het handmatig moet oplossen”, aldus Polman.
